Microsoft 365 : cinq questions pour préparer la récupération des données de votre cabinet
Quels dossiers et courriels votre cabinet pourrait-il récupérer, jusqu'à quelle date et dans quel délai? Cinq questions et une fiche pratique pour clarifier la situation avec votre responsable ou fournisseur TI.
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Un dossier à reprendre, une échéance à respecter
Imaginez la situation : votre équipe prépare un dossier et constate qu'un fichier de travail a été remplacé par une version incomplète. L'échéance approche. Il faut retrouver le bon contenu, sans perdre les modifications utiles faites depuis.
La discussion devient très concrète : quelle version récupérer, où la remettre et qui peut intervenir? Pouvoir répondre à ces questions avant d'en avoir besoin facilite la préparation de votre cabinet.
Voici cinq questions à examiner avec votre responsable ou fournisseur TI. Elles sont pensées pour le quotidien des cabinets comptables et sont aussi utiles aux firmes professionnelles et aux organisations qui dépendent de leurs documents et de leurs courriels.
Les protections Microsoft 365, en quelques mots
Microsoft 365 dispose de plusieurs mécanismes qui répondent à des besoins différents :
- L'historique des versions permet de retrouver un état précédent d'un fichier SharePoint ou OneDrive. Microsoft décrit son fonctionnement.
- Les corbeilles SharePoint permettent de récupérer des éléments supprimés encore disponibles dans ces corbeilles. Leur fonctionnement comporte des limites de temps et de suppression. Voir les explications de Microsoft.
- Les règles de conservation servent à conserver ou à supprimer des contenus selon les paramètres définis. Microsoft explique ces règles.
- Une sauvegarde configurée pour la reprise ajoute des possibilités de restauration. Microsoft propose notamment Microsoft 365 Backup pour SharePoint, OneDrive et Exchange. Son existence ne signifie pas qu'il est activé dans votre environnement. Consulter sa présentation.
Pour votre cabinet, l'enjeu est de comprendre quels mécanismes sont en place et comment ils répondent aux situations que vous pourriez rencontrer.
1. Quelles données pouvons-nous récupérer?
Commencez par les éléments nécessaires à votre travail : dossiers de mission, fichiers de travail, pièces reçues et échanges courriel. Demandez à votre fournisseur de préciser où ils se trouvent et comment leur récupération est prévue.
Le nom d'une solution ne suffit pas à répondre. Faites préciser les sites SharePoint, les espaces OneDrive et les boîtes courriel concernés. Repérez aussi les fichiers conservés sur un ordinateur ou dans un logiciel métier, dont la couverture doit être examinée séparément.
Pensez aux changements : lorsqu'une nouvelle équipe crée un espace documentaire, qui vérifie qu'il rejoint le périmètre prévu?
À obtenir : une liste compréhensible des données couvertes, accompagnée des éléments à vérifier. Vous pourrez alors rapprocher la protection prévue des endroits où votre équipe travaille réellement.
2. Jusqu'à quelle date pouvons-nous revenir?
La fréquence des sauvegardes et la durée pendant laquelle leurs points de récupération restent disponibles répondent à deux questions différentes. Pour choisir un état à récupérer, il faut connaître les deux.
Prenons un autre exemple illustratif : un dossier a été supprimé, mais son absence n'est remarquée que plusieurs semaines plus tard. La question sera de savoir si un état antérieur à cette suppression est encore récupérable.
Demandez une explication sur un exemple non confidentiel : quelles versions ou copies sont accessibles aujourd'hui, et jusqu'à quand? Évitez de retenir une seule durée pour tout Microsoft 365. Les mécanismes décrits ci-dessus ont chacun leur fonctionnement et leur périmètre.
À obtenir : l'historique disponible pour vos données importantes. Cette vérification aide à préparer la récupération; elle ne détermine pas la durée légale de conservation de vos dossiers.
3. Combien de temps faut-il pour reprendre le travail?
Retrouver un fichier de travail et remettre à disposition plusieurs dossiers ou boîtes courriel représentent des situations différentes. Précisez d'abord ce qui doit redevenir utilisable en priorité : un dossier à finaliser, les documents d'une équipe ou ses échanges courriel.
Distinguez ensuite le délai souhaité du temps observé lors d'un essai comparable. Demandez ce que ce temps comprend : récupération des données, remise au bon endroit et vérification par les personnes concernées.
Une sauvegarde fréquente ne promet pas une restauration rapide. Le délai de première réponse au support ne correspond pas non plus au temps nécessaire pour reprendre vos activités.
À obtenir : des priorités et un objectif de reprise discutés avec les TI, appuyés sur un essai lorsque possible. Une estimation reste à interpréter selon la situation évaluée.
4. Qui déclenche la récupération et vérifie le résultat?
La démarche mérite d'être connue avant qu'un dossier manque. Désignez le contact à joindre, la personne qui autorise l'intervention et celle qui réalise la récupération. Prévoyez aussi qui prend le relais si le contact habituel est absent.
Le responsable du dossier a également un rôle : vérifier que le bon contenu a été retrouvé et qu'il peut reprendre son travail. Avec les TI, il faut notamment confirmer la destination, la version attendue et les accès appropriés.
Demandez enfin comment les accès permettant d'administrer les sauvegardes et les restaurations sont protégés.
À obtenir : un chemin de prise en charge clair, jusqu'à la vérification du résultat. Le Centre canadien pour la cybersécurité recommande de documenter les rôles et responsabilités de la récupération. Consulter ses recommandations.
5. Quand avons-nous vérifié que la récupération fonctionne?
Une sauvegarde terminée est une information utile. Un essai permet d'examiner une autre question : peut-on retrouver un contenu utilisable dans le scénario choisi? Le Centre canadien pour la cybersécurité recommande de tester la récupération. Voir ses conseils sur les sauvegardes.
Convenez d'un essai encadré avec les personnes autorisées. Un fichier non confidentiel, une version attendue et une destination qui préserve le travail en cours offrent un point de départ. L'opération doit être préparée avec les TI, sans supprimer de données de production pour « voir si cela fonctionne ».
Conservez une trace courte : date, éléments testés, résultat, temps observé et corrections à apporter. Vérifiez aussi que la personne qui en a besoin peut ouvrir le contenu récupéré.
À obtenir : une trace d'essai pertinente ou un essai à planifier. La réussite sur un fichier ne démontre pas la reprise de tout l'environnement.
Une fiche à discuter avec votre responsable TI
Utilisez ces cinq repères à votre prochaine rencontre. Pour chaque ligne, notez la réponse connue, le point à confirmer et la prochaine action. Une réponse encore inconnue devient ainsi un sujet précis à traiter.
| Repère | Réponse à consigner |
|---|---|
| Données couvertes | Emplacements concernés et données restant à examiner |
| Historique disponible | États récupérables pour les dossiers importants |
| Reprise du travail | Priorités, délai visé et temps observé lors d'un essai |
| Responsabilités | Contact, autorisation, réalisation et vérification |
| Dernier essai et prochaine action | Date, périmètre, résultat et suivi convenu |
Cette fiche est un point de départ pour la discussion, à adapter à votre organisation. Gardez vos réponses dans votre documentation interne; aucun dossier client n'est nécessaire pour commencer cet échange.
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