Votre logiciel métier n'est pas prêt pour le cloud : comment faire évoluer votre cabinet?

Votre cabinet souhaite faciliter le travail à distance, accueillir des collaborateurs à l'étranger ou remplacer un serveur au bureau. Pourtant, un logiciel essentiel fonctionne encore dans Windows et sa version entièrement web ne répond pas à tous vos besoins.

Vous pouvez faire évoluer l'environnement de travail sans remplacer immédiatement ce logiciel. L'enjeu est de déterminer ce qui doit changer : l'outil lui-même, la façon d'y accéder ou l'infrastructure qui le fait fonctionner.

Ces questions se posent dans les cabinets comptables, mais aussi dans les firmes professionnelles et les organisations qui dépendent d'applications spécialisées.

1. Distinguer le logiciel de son environnement

Passer au cloud peut désigner plusieurs projets. Adopter la version web d'un logiciel change l'outil utilisé. Héberger une application Windows dans Azure change plutôt l'endroit où elle fonctionne. Une formule hybride peut aussi associer des fonctions web à un logiciel de bureau.

Caseware décrit justement une approche « Hybrid Cloud » qui associe Working Papers à Caseware Cloud. Cela illustre une évolution progressive, sans signifier que toutes les fonctions deviennent immédiatement accessibles dans un navigateur. Caseware, intégration avec Working Papers, en anglais.

Commencez par les tâches indispensables : préparer un dossier, réviser les travaux, partager les documents ou retrouver un exercice antérieur. Le bon projet préserve ces usages tout en améliorant les points qui ralentissent votre équipe.

2. Vérifier ce qu'il faut réellement conserver

Un ancien dossier n'exige pas nécessairement de conserver indéfiniment la même version du logiciel. Il faut toutefois vérifier les possibilités de conversion avant de retirer un environnement.

Dans sa FAQ Working Papers, Caseware distingue la mise à niveau du logiciel de la conversion des fichiers. L'éditeur recommande une sauvegarde avant de tenter de convertir directement des fichiers plus anciens et limite sa garantie de conversion aux versions successives. Caseware, FAQ Working Papers, en anglais.

Nous recommandons donc de tester une copie de dossiers représentatifs, leurs modèles et leurs liens. Cette vérification permet de décider ce qui peut évoluer et ce qui demande encore un accès particulier, sans faire reposer le projet sur une supposition.

3. Comprendre ce qu'Azure Virtual Desktop apporte

Azure est la plateforme qui peut héberger des serveurs, du stockage et d'autres composants. Azure Virtual Desktop, ou AVD, permet de donner accès à des applications et à des bureaux Windows à distance.

Deux expériences répondent à des besoins différents :

• Une application distante avec RemoteApp : la personne ouvre l'application dont elle a besoin, sans afficher un bureau Windows complet.
• Un bureau distant complet : la personne retrouve un environnement Windows avec les applications mises à sa disposition.

Les logiciels continuent de fonctionner dans Windows. AVD ne les transforme pas en applications web et ne remplace pas l'examen de leur compatibilité, de leurs licences ou de leurs dépendances. Microsoft, présentation d'Azure Virtual Desktop.

4. Deux situations concrètes dans un cabinet

Les scénarios suivants illustrent des besoins de projet, sans constituer des résultats clients mesurés.

Remplacer le serveur au bureau. Un cabinet souhaite conserver un logiciel comme Taxprep tout en permettant à son équipe d'y accéder à distance. Une application distante peut être une piste à évaluer, avec l'emplacement des fichiers, les impressions et les échanges entre logiciels. Le projet porte autant sur le travail quotidien que sur l'hébergement.

Lorsque l'application et ses dépendances sont accessibles dans l'environnement prévu, l'accès peut être organisé sans VPN vers le bureau. Le mécanisme de connexion inversée d'AVD évite d'exposer directement les serveurs de session aux connexions RDP entrantes. Cela ne supprime pas les éventuels liens nécessaires avec d'autres systèmes. Microsoft, connectivité réseau AVD.

Accueillir une équipe à l'étranger. Un bureau distant complet peut regrouper les outils nécessaires et permettre de préparer ou de retirer les accès à distance. Il peut réduire la logistique d'installation des logiciels et d'expédition d'équipements dédiés, tout en encadrant les échanges de données avec les appareils utilisés.

Un même cabinet peut ainsi envisager une application distante pour certains collaborateurs au Québec et un bureau complet pour une équipe à l'étranger. Le choix suit les tâches, les horaires et les conditions de connexion de chaque groupe.

5. Prévoir la protection et l'exploitation dès le départ

Centraliser les applications offre un point de contrôle utile. Le projet doit définir qui accède à quoi, comment les personnes s'authentifient et quels transferts de fichiers ou usages du presse-papiers sont permis.

Microsoft partage les responsabilités de sécurité avec l'organisation ou son prestataire. Les comptes, appareils, applications et machines qui accueillent les sessions demandent encore une gestion adaptée. RemoteApp est un mode de présentation des applications, pas une protection suffisante à lui seul. Microsoft, recommandations de sécurité AVD.

Nous recommandons d'inclure dans le mandat les sauvegardes, les mises à jour, le retrait des accès et un essai des tâches courantes depuis les lieux de travail prévus. Le résultat recherché est un environnement pratique à utiliser et à maintenir, avec des responsabilités claires.

6. Ajuster la capacité et regarder le coût complet

La saison des impôts peut demander davantage de capacité qu'une période plus calme. AVD permet d'ajuster les ressources disponibles selon les horaires et la demande.

Un serveur acheté pour absorber la période la plus chargée reste un investissement à assumer toute l'année. Avec AVD, vous pouvez mobiliser davantage de ressources pendant les pointes et réduire cette capacité en période calme. Avec une facturation à l'usage, cette part des coûts suit la puissance mobilisée et sa durée d'utilisation. Bien réglé, ce mécanisme est un levier concret pour maîtriser la facture et payer une capacité adaptée aux besoins réels du cabinet.

Le budget comprend aussi le stockage, le réseau, les services associés et les licences. Ces postes doivent être évalués ensemble, puis rapprochés de l'usage réel. Microsoft, comprendre et estimer les coûts AVD.

Certaines licences, dont Microsoft 365 Business Premium pour les scénarios admissibles, donnent des droits d'accès à AVD. Elles ne paient pas les ressources Azure et ne remplacent pas les licences des logiciels métier. Microsoft, licences Azure Virtual Desktop.

Notre recommandation : comparer les options sur une même période, en dollars canadiens, avec la migration, l'exploitation et la continuité de service prévues. Le prix d'un serveur seul ne suffit pas pour choisir.

7. Choisir la prochaine étape à partir de vos usages

Avant de décider, réunissez cinq informations :

1. Les logiciels, versions et fonctions que votre équipe doit conserver.
2. Les dossiers historiques, modèles et intégrations à reprendre.
3. Les personnes qui travaillent en même temps, leurs lieux et leurs horaires.
4. Les règles d'accès, de transfert des données et de continuité à respecter.
5. Les coûts actuels et les limites qui motivent le changement.

La version web de l'éditeur, une approche hybride ou un environnement AVD peuvent répondre à des besoins différents. AVD peut être une étape ou une solution durable si les usages et les coûts le justifient.

Nebiatek a déjà mené plusieurs projets Azure Virtual Desktop auprès de cabinets comptables de différentes tailles, pour répondre à des objectifs variés : remplacer une infrastructure au bureau, faciliter le travail à distance ou accompagner une équipe à l'étranger.

Nous pouvons vous aider à évaluer si cette approche répond à vos besoins et à définir un projet adapté à votre organisation. Vous pouvez nous présenter un enjeu précis, sans devoir remplacer tous vos outils.

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